La reprise des données paie décide de la réussite d'une migration SIRH bien davantage que le paramétrage des rubriques. Le nouvel outil ne voit pas ce que l'ancien a calculé : les cumuls de l'année, les compteurs de congés, les arrêts en cours, les identifiants déclarés en DSN. Une reprise incomplète ne bloque pas la première paie. Elle produit des calculs faux, qui ressortent à la régularisation de décembre ou lors d'un contrôle.

Quelles données reprendre ? Comment les contrôler ? Que change une bascule en octobre plutôt qu'en janvier ? Voici la méthode, avec un exemple chiffré sur la réduction générale dégressive unique (RGDU).

Pourquoi la reprise des données conditionne la première paie

Un bulletin ne se calcule pas seulement sur le mois. Plusieurs mécanismes reposent sur des cumuls ou des historiques que l'ancien logiciel est le seul à connaître au moment de la bascule.

• La RGDU : le coefficient se calcule à partir du Smic calculé pour un an et de la rémunération annuelle brute (economie.gouv.fr). L'éligibilité s'apprécie sur la rémunération lissée depuis le 1er janvier. Le détail de la réforme est dans notre article RGDU 2026.
• Le plafond de la Sécurité sociale : 4 005 € par mois en 2026 (service-public.fr). En DSN, il fait l'objet d'une régularisation progressive, mois par mois, sur l'année civile (cahier Agirc-Arrco DSN 2026).
• Le maintien de salaire : la durée d'indemnisation par l'employeur se réduit des jours déjà indemnisés au cours des douze mois précédents. Sans cet historique, le nouveau logiciel rouvre des droits déjà consommés (service-public.fr).
• Les congés payés : un salarié en arrêt maladie non professionnel acquiert deux jours ouvrables par mois, dans la limite de vingt-quatre jours ouvrables par an. Les congés non pris pour maladie bénéficient d'une période de report de quinze mois (service-public.fr).

Le paramétrage et la reprise forment donc un seul chantier, celui de notre offre paramétrage et migration SIRH.

Les données à reprendre, famille par famille

Le choix à faire porte sur le niveau de détail. Une reprise des cumuls par rubrique demande plus de préparation, mais permet de contrôler chaque élément du bulletin. Une reprise en cumuls globaux est plus rapide, mais rend les écarts plus difficiles à expliquer. Le bon niveau dépend de la date de bascule, du nombre de rubriques concernées et des contrôles prévus.

Exemple chiffré : la RGDU après une bascule au 1er octobre

Le cas

Une entreprise de moins de 50 salariés change de logiciel de paie. L'ancien logiciel a traité les paies de janvier à septembre 2026, le nouveau traite celles d'octobre à décembre. Un salarié à temps plein perçoit 2 300 € bruts par mois, plus une prime de 3 000 € versée en juin, soit 30 600 € sur l'année. Il n'a ni absence ni heure supplémentaire.

Le coefficient RGDU 2026 se calcule ainsi (service-public.fr) :

C = Tmin + Tdelta × [ ½ × ( 3 × Smic annuel ÷ rémunération annuelle brute − 1 ) ]^P

Avec Tmin = 0,0200, Tdelta = 0,3781 (moins de 50 salariés) et P = 1,75. Le coefficient est arrondi à quatre décimales, au dix-millième le plus proche (economie.gouv.fr). Le Smic retenu pour 2026 est celui du 1er janvier : 1 823,03 € par mois pour un temps plein, soit 21 876,40 € sur l'année.

La réduction de l'année selon la reprise

Sans les cumuls de janvier à septembre, le nouveau logiciel ne voit qu'une rémunération de 6 900 € sur trois mois, sans la prime de juin. Le coefficient appliqué est plus élevé que celui de l'année : la réduction est surévaluée de 35,46 € pour ce salarié, soit 1 418,40 € pour quarante profils comparables.

L'erreur de Smic pèse davantage : 351,90 € de réduction en trop sur l'année pour un seul salarié. Dans les deux cas, la réduction déclarée dépasse la réduction due.

DSN : garantir la continuité après le changement de logiciel

Les données transmises chaque mois en DSN se cumulent sur un identifiant par contrat. Or le nouveau logiciel attribue son propre numéro technique de contrat. Il faut alors déclarer le lien entre les deux.

1. Bloc 40 : la première DSN du nouveau logiciel porte le nouveau numéro de contrat.
2. Bloc 41 (changement de contrat) : il indique l'ancien numéro de contrat attribué par l'ancien logiciel.
3. SADV : le signalement d'amorçage des données variables récupère les données déclarées dans la DSN précédente. Un compte rendu métier (CRM n° 114) restitue sous vingt-quatre heures la date de début, le numéro et le statut du contrat. La DGFiP retourne en cinq jours au plus le taux de prélèvement à la source du salarié.

Sans bloc 41, les organismes lisent deux contrats distincts. Net-entreprises précise que cela lèse le salarié dans le calcul de ses droits sociaux : les informations de fin de contrat transmises à France Travail ou à l'Assurance maladie peuvent être incomplètes, par exemple lors d'un arrêt de travail postérieur à la bascule (net-entreprises.fr).

Les comptes rendus du SADV s'affichent dans le tableau de bord DSN sur net-entreprises.fr et, si le logiciel de paie gère les échanges automatisés (API), directement dans le logiciel.

La méthode de contrôle avant la bascule

Une reprise se pilote comme un flux de données, avec une validation à chaque étape. Chez L'EXTER RH, elle suit huit étapes : présentation, analyse, extraction, transformation, intégration, contrôle, correction et approbation. En pratique, cela donne :

1. Cartographier : lister chaque donnée à reprendre, sa source, sa rubrique cible et son niveau de détail (par rubrique ou global).
2. Extraire et transformer : figer une date d'arrêté, appliquer les tables de correspondance (codes absences, rubriques, statuts conventionnels).
3. Intégrer puis contrôler : comparer les cumuls de l'ancien et du nouveau logiciel à l'euro près, par salarié et par rubrique. Comparer les compteurs de congés par période d'acquisition.
4. Rejouer : calculer dans le nouvel outil un ou plusieurs mois déjà payés, puis rapprocher les bulletins ligne à ligne. La réduction générale et les bases plafonnées sont à contrôler en priorité, car elles dépendent directement des cumuls.
5. Approuver : faire valider la reprise par le responsable paie avant l'autorisation de bascule, en comité de pilotage.

Le calendrier compte autant que la méthode. Une bascule en octobre laisse trois paies avant la clôture annuelle pour détecter un écart. Une bascule au 1er janvier réduit les cumuls à reprendre, sans supprimer la reprise des compteurs, des arrêts et des contrats. Les autres facteurs de réussite sont détaillés dans notre article Migration de logiciel de paie : 5 clés pour réussir votre transition.

Questions fréquentes

Notre accompagnement

Partenaire intégrateur Cegid (Cegid Payroll Ultimate, Cegid HRPI, People Net) et Silae, L'EXTER RH conduit la migration avec une double compétence paie et SIRH :

• Cadrage du projet et cahier des charges en amont, avec notre offre AMOA SIRH paie
• Paramétrage paie : rubriques, cotisations, conventions collectives, constantes réglementaires
• Reprise des données en huit étapes, avec contrôles de cohérence, rejeux et réconciliation
• Recette unitaire, fonctionnelle et globale, avec comparaison des paies avant bascule
• Bascule : plan de bascule, première paie, première DSN et stabilisation
• Transfert de compétences aux référents paie avec nos formations paramétrage SIRH
• Maintien en conditions opérationnelles après la mise en production, avec notre TMA SIRH paie