Réussir la mise en place d’un SIRH : Étapes et conseils pratiques 

Oubliez les multiples fichiers Excel éparpillés et difficiles à gérer ! Aujourd’hui, la digitalisation des ressources humaines offre des solutions innovantes pour centraliser toutes les informations de vos collaborateurs (date d’embauche, contrat de travail, salaire, temps de travail, congé…). Le SIRH, ou Système d’Information des Ressources Humaines, est l’un de ces outils incontournables. Pourquoi est-il si important et quand faut-il l’adopter ? Voici un guide étape par étape pour garantir la réussite de la mise en place d’un SIRH au sein de votre entreprise. 

Pourquoi mettre en place un SIRH ? 

Un logiciel SIRH est un outil puissant et efficace pour transformer en profondeur la gestion des ressources humaines de votre entreprise. 

Les enjeux de la digitalisation des processus RH 

La digitalisation des ressources humaines via un SIRH ouvre de nouvelles perspectives pour les entreprises.  

Au-delà de la simple dématérialisation des processus, elle représente une transformation à part entière des pratiques RH, avec des enjeux multiples : 

Les bénéfices d’un SIRH pour les entreprises 

En intégrant un logiciel SIRH au sein de votre entreprise, vous allez pouvoir : 

Les bénéfices d’un SIRH sont indéniables, encore faut-il déterminer le moment opportun pour son implémentation au sein de votre organisation. 

Les signaux indiquant qu’un SIRH est nécessaire dans une organisation 

Si vous vous reconnaissez dans l’une des situations suivantes, pensez à mettre en place un SIRH : 

Les étapes clés de la mise en place d’un SIRH 

Mettre en place un SIRH est une décision stratégique, une préparation minutieuse s’impose. Voici les étapes préparatoires pour garantir le succès de votre projet : 

Étape 1 : Analyse des besoins et définition des objectifs RH 

Avant de vous lancer, faites le point sur vos besoins spécifiques.  

N’oubliez pas de définir un cahier des charges détaillé qui résume vos besoins, les délais, les fonctionnalités souhaitées et les contraintes budgétaires. 

Étape 2 : Choix du SIRH adapté (critères à évaluer : modularité, coûts, intégration) 

Prenez le temps d’étudier et de comparer les offres du marché pour sélectionner celle qui correspond le mieux à vos besoins et à votre budget. Rédigez une note de cadrage pour définir vos critères de choix :  

Privilégiez une solution SIRH modulable et évolutive qui s’adapte au développement de votre entreprise. Et par-dessus tout, n’hésitez pas à demander des démonstrations pour vous faire une idée concrète des fonctionnalités de votre nouvel outil. 

Étape 3 : Planification et gestion du projet 

La mise en place d’un SIRH demande du temps. Établissez un planning réaliste avec des jalons intermédiaires pour suivre l’avancement de cette transformation numérique. Assurez-vous d’avoir les ressources humaines et financières nécessaires pour mener à bien votre projet. 

Étape 4 : Formation des utilisateurs finaux pour garantir l’adoption 

L’adoption du SIRH au sein de votre entreprise est une phase essentielle du processus. Il requiert une formation adaptée qui doit être personnalisée en fonction des besoins de vos collaborateurs. Mettez en place un dispositif d’accompagnement pour répondre à leurs questions et résoudre leurs difficultés. 

Étape 5 : Déploiement progressif et suivi post-implémentation

La digitalisation de la fonction RH est un processus itératif. Commencez par un déploiement progressif pour assurer une transition en douceur. Récoltez régulièrement les feedbacks de vos collaborateurs afin d’identifier les opportunités d’amélioration. En ajustant votre nouveau SIRH en continu, vous en ferez un outil performant et adapté à la gestion de vos ressources humaines.  

Les pièges à éviter lors de la mise en place d’un SIRH 

L’implémentation de logiciels SIRH est un investissement majeur pour votre entreprise. Pour éviter les déceptions et optimiser votre ROI, vous devez anticiper les erreurs les plus courantes. 

Sous-estimer l’importance de l’analyse des besoins 

Un SIRH doit s’adapter à vos spécificités, pas l’inverse. Une évaluation rigoureuse de vos besoins vous permettra de choisir une solution sur mesure et d’éviter les fonctionnalités inutiles. 

Conséquence : un logiciel inadapté qui ne répond pas à vos attentes et qui génère de la frustration chez les utilisateurs. 

Solution : vous devez impliquer les équipes de votre entreprise (RH, managers, salariés) dans un processus d’analyse approfondie. 

Négliger la gestion du changement et l’accompagnement des équipes 

Le déploiement SIRH est un projet d’entreprise qui touche tous les services. Une collaboration étroite entre les différentes équipes (direction, RH, IT) est indispensable pour garantir son succès. 

Conseil : communiquez en amont du projet sur les objectifs et les bénéfices attendus. Organisez des formations adaptées et mettez en place un accompagnement personnalisé pour les utilisateurs. 

Choisir un outil non adapté à la taille ou aux spécificités de l’entreprise 

L’une des erreurs les plus courantes, c’est de négliger la compatibilité du nouveau système avec les outils existants. Un SIRH doit s’intégrer facilement avec vos autres logiciels (ERP, ATS, logiciel de paie, logiciel de gestion des congés, gestion de frais…) pour éviter les silos d’information et les doublons. 

Opter pour un logiciel RH inadéquat expose votre entreprise à des risques de pertes de données, de dysfonctionnements et de baisse de productivité. 

Que faire ? Vérifiez la compatibilité des différents outils avant de faire votre choix. 

Absence de support technique ou maintenance continue 

Avant de choisir un SIRH, assurez-vous de la disponibilité d’un support technique et d’un contrat de maintenance. Ces critères sont essentiels pour garantir la pérennité de votre solution RH. En effet, un contrat de maintenance, par exemple, vous assure des mises à jour régulières. Vous bénéficiez également d’un accompagnement personnalisé en cas de besoin. Sans ces garanties, vous risquez de subir des arrêts de service imprévus et de voir votre productivité s’en trouver fortement impactée. 

Les outils et solutions pour faciliter le processus 

Les logiciels actuels rendent la mise en place d’un SIRH accessible et moins complexe qu’auparavant. 

Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage (AMOA) 

L’assistance à l’AMOA est un service externe qui vous accompagne dans toutes les phases de votre projet SIRH. Chez L’EXTER RH, nous disposons d’une équipe d’experts AMOA pour vous aider à : 

Nos consultants à l’assistance à la Maîtrise d’Ouvrage vous accompagnent à chaque étape du projet, de la conception à la mise en œuvre de la solution SIRH la plus adéquate. 

Solutions SaaS pour plus de flexibilité et une maintenance simplifiée 

Les solutions SIRH en mode SaaS offrent de nombreux avantages : 

Externalisation pour une expertise sur mesure 

L’externalisation de certaines tâches vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Vous bénéficierez également d’une expertise dans des domaines spécifiques (recrutement, formation, gestion des talents…).  

Vos avantages ? 

Ce qu'il faut retenir  

La mise en place de votre SIRH contribue à la transformation digitale de vos services RH. Ce dispositif permet de centraliser l’ensemble des données des ressources humaines et d’automatiser les processus : de l’administration du personnel à la gestion des carrières. Résultat : gain de temps et de productivité. 

Concrètement, le système d’information RH favorise une meilleure communication interne. Il offre un accès simplifié à l’information pour tous vos collaborateurs. C’est un outil indispensable pour renforcer la culture d’entreprise en proposant une plateforme centralisée d’échange d’informations.  

Avant d’opter pour la première solution venue, n’oubliez pas de définir vos objectifs RH. Faites-vous accompagner par un cabinet spécialisé. Chez L’EXTER RH, nos experts AMOA s’appuient sur une méthodologie rigoureuse pour vous proposer une solution SIRH sur mesure qui répond parfaitement à vos enjeux business. 

Tierce Maintenance Applicative (TMA) : Rôle, avantages et limites

Vous êtes une startup, une TPE ou une PME ? Vous souhaitez améliorer la gestion de vos ressources humaines tout en maîtrisant vos coûts ? Quelle que soit la taille de votre entreprise, l'optimisation de vos processus RH passe par l'utilisation de logiciels adaptés. Dès lors, le recours à un prestataire informatique tiers assure l’entretien et le bon fonctionnement de vos outils. L'externalisation de cette tâche, qu'elle soit partielle (infogérance informatique) ou totale (Tierce Maintenance Applicative ou TMA), permet de gagner un temps précieux. Cela garantit également la performance et la sécurité de vos applications RH. Découvrez avec L’EXTER RH ce qu'est la TMA, ses enjeux, ses avantages et comment elle peut répondre à vos exigences.

Qu’est-ce que la TMA ?

La Tierce Maintenance Applicative (TMA) consiste à confier la gestion complète du cycle de vie de votre système d’information (SI) à un prestataire externe. Cela inclut diverses missions, par exemple la correction des bugs, la mise à jour régulière des applications, l'adaptation aux évolutions technologiques…

Dans le cadre de la gestion de la paie, la TMA assure la conformité de votre logiciel de paie avec les évolutions réglementaires et législatives (nouveaux accords collectifs, réformes du Code de travail, spécificités des conventions collectives de branche…). Le prestataire se charge également de :

Le rôle de la TMA dans les systèmes RH

La TMA offre une solution efficace pour optimiser la gestion de vos ressources humaines.

Maîtriser la technique pour mieux servir les RH

La Tierce Maintenance Applicative (TMA) assure une maintenance opérationnelle et préventive de vos SIRH. Vous bénéficierez ainsi d’une grande disponibilité de vos applications. Grâce à une approche proactive, le prestataire de TMA anticipe les besoins évolutifs de votre entreprise et garantit une expérience utilisateur fluide.

Libérer du temps pour l'essentiel : développer vos talents

En déléguant la maintenance technique de vos systèmes RH, vous libérez vos équipes internes de tâches chronophages. Elles peuvent ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée comme la mise en place de politiques RH ou le développement des compétences de vos collaborateurs par exemple.

Mesurer et améliorer en continu l'efficacité de vos outils RH

La TMA vous offre une visibilité globale sur la performance de vos outils RH, ainsi que sur l'état de votre matériel informatique associé (postes de travail, serveurs, etc.). Elle met à votre disposition des rapports détaillés et des indicateurs clés de performance (KPI) pour vous aider à identifier les axes d'amélioration. Ces données fournissent une base solide pour prendre les bonnes décisions, notamment en matière de maintenance corrective et évolutive de votre infrastructure. 

Sécuriser vos données et garantir la conformité réglementaire

La TMA vous garantit la sécurité et la conformité de vos données RH. Votre prestataire met en œuvre des mesures de sécurité rigoureuses, par exemple le chiffrement des informations, les contrôles d'accès et les sauvegardes régulières. L’objectif : vous protéger contre les cyberattaques et respecter les obligations légales (code du travail, code de la santé publique, RGPD...).

Bon à savoir : en plus de la maintenance technique, les prestataires TMA peuvent vous proposer des services complémentaires tels que la gestion externe de la paie, l'assistance SIRH ou encore la mise en place de nouveaux modules.

Les avantages de la TMA pour les entreprises

1. Maîtrisez vos coûts, optimisez vos ressources

Vous vous demandez comment la TMA peut réduire vos dépenses informatiques ? En externalisant la maintenance curative de vos outils, vous vous libérez de nombreuses contraintes : recrutement, formation continue, gestion des compétences... Cela vous permet de concentrer vos ressources sur votre cœur de métier.

De plus, les modèles de tarification flexibles proposés par les prestataires de TMA (forfait, régie, unité d'œuvre) vous permettent d'adapter vos dépenses à vos besoins réels, générant ainsi jusqu’à 30% d’économies.

2. Améliorez la performance de vos logiciels RH

Les prestataires TMA mettent en œuvre des solutions de pointe pour améliorer la performance et la fiabilité de vos applications. Grâce à leur maîtrise des dernières technologies et à une méthodologie rigoureuse, ils identifient et corrigent rapidement les anomalies, minimisant ainsi les temps d'arrêt et les impacts sur votre activité.

3. Bénéficiez d'une flexibilité adaptée à vos besoins

Les prestataires TMA proposent des offres sur mesure qui s'adaptent à vos besoins spécifiques et à l'évolution de votre activité. Qu'il s'agisse de migrer vers de nouvelles technologies, d'intégrer de nouvelles applications ou de faire évoluer vos processus, vous bénéficiez d'un accompagnement personnalisé.

4. Sécurisez votre système d'information

En confiant la maintenance informatique de vos applications à un prestataire TMA spécialisé, vous bénéficiez d'une protection optimale contre les cybermenaces. Grâce à des mesures de sécurité rigoureuses telles que le chiffrement des données, les contrôles d'accès restreints et la surveillance continue des menaces, votre prestataire garantit la confidentialité et l'intégrité de vos informations sensibles.

Les limites de la TMA : quels sont les risques à considérer ?

Bien que la Tierce Maintenance Applicative (TMA) présente de nombreux atouts, nous devons admettre que cette approche n'est pas sans risque. Comprendre ces limites vous permettra de prendre la bonne décision et d'anticiper les éventuels défis.

Dépendance

En choisissant d'externaliser la maintenance de vos applications, vous vous engagez dans une relation de long terme avec votre prestataire TMA. Pour assurer la pérennité de cette collaboration, vous devez mettre en place un cadre contractuel solide, définissant les rôles et responsabilités de chaque partie. N’oubliez pas d’intégrer des clauses de réversibilité et privilégiez des solutions technologiques ouvertes pour limiter votre dépendance et préserver votre liberté de choix.

Dépenses

Les coûts de la TMA peuvent varier en fonction de nombreux facteurs, tels que le volume de travail, la complexité des applications ou les niveaux de service. Pour éviter les mauvaises surprises, nous vous recommandons de négocier un contrat transparent avec des KPI clairs. Il est également nécessaire de prévoir un mécanisme d'ajustement des dépenses en cas d'évolution de vos besoins.

Périmètre

Un périmètre de support mal défini peut rapidement engendrer des dépenses supplémentaires, c’est pourquoi vous devez :

Comment maximiser les bénéfices de la TMA ?

Le succès de l’externalisation du SI dépend en grande partie de la manière dont elle est mise en œuvre. Voici quelques conseils pour tirer le meilleur parti de votre contrat de Tierce Maintenance Applicative (TMA).

Choisir le bon partenaire

La sélection d'un prestataire TMA est une décision stratégique qui impacte directement la performance et la pérennité de votre système informatique. Pour faire le bon choix :

Définir des objectifs clairs et mesurables

Quels résultats souhaitez-vous obtenir grâce à la TMA ? Avant de lancer votre projet de TMA, prenez le temps de définir des objectifs précis et quantifiables. S’agit-il de :

Ces différentes questions vous serviront de référence pour évaluer la performance de votre prestataire et mesurer le retour sur investissement de votre projet.

Impliquer vos équipes internes

Même si la TMA externalisée assure la maintenance préventive de vos applications, il est important de maintenir une collaboration étroite avec votre personnel. La formation de vos équipes internes permettra d'améliorer la communication, de faciliter la résolution des incidents et de simplifier l'utilisation de vos outils.

En complément d'une TMA externalisée, une formation RH personnalisée et l'appui d'un consultant AMOA permettront d'impliquer efficacement vos équipes internes. D’une part, cette démarche favorise une meilleure compréhension des outils. D’autre part, elle accélère la résolution des incidents et optimise les processus.

Que faut-il retenir de la TMA ?

La TMA est une solution pertinente pour les entreprises qui souhaite optimiser l'administration de leur système informatique. Elle permet de gagner en flexibilité, de réduire les coûts et de bénéficier d'une expertise technique avancée. Cependant, la réussite d'un projet TMA nécessite une préparation rigoureuse et une collaboration étroite entre le client et le prestataire.